Indicador Homologado de Eficiencia Institucional: Porcentaje de procesos sustantivos mejorados – Proceso: Gestión Informática Forense. 

Quito, 17 de abril de 2020.- Mediante oficio MDT-DSPI-2019-0118-O del 17 de enero de 2019, el Ministerio del Trabajo a través de la Dirección de Servicios, Procesos e Innovación,  emitió las directrices para la postulación de metas del Indicador Homologado de Eficiencia Institucional EFI: Porcentaje de procesos sustantivos mejorados, el cual es de cumplimiento obligatorio para todas las Instituciones de la Administración Pública Central y dependientes de la Función Ejecutiva.

Mediante Oficio No. SNMLCF-CGPGE-2019-0004-O del 21 de enero de 2019 el Servicio Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses remite el informe Técnico que respalda la priorización de sus procesos sustantivos institucionales para la determinación de la meta del Indicador Homologado de Eficiencia Institucional para el año 2019 denominado “Porcentaje de procesos sustantivos mejorados”: Gestión Química Forense; proceso priorizado a ser mejorado en el semestre Enero – Junio 2019, y Gestión de Informática Forense, a ser priorizado en el semestre Julio – Diciembre 2019.

La Unidad de Procesos, Servicios y Calidad de la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica, en el 2019 realizó en conjunto con el personal técnico civil (SNMLCF) y funcionarios policiales de la Coordinación Nacional de Criminalística, Medicina Legal y Ciencias Forenses, el levantamiento y recolección de tiempos de los procesos de acuerdo a las directrices y metodología prevista por la Dirección de Servicios, Procesos e Innovación del Ministerio de Trabajo:

1. ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO

– Flujograma y Procedimiento del proceso (AS- IS).

– Análisis  de valor agregado, cartas de control.

– Análisis y diagnóstico del problema (diagrama de espina de pescado) – Alternativas de solución.

2. DISEÑO DEL PROCESO MEJORADO

– Selección de alternativas de mejora.

– Flujograma y Procedimiento del proceso (TO BE).

3. IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA

– Cronograma de implementación y evidenciables.

4. OPERACIÓN Y CONTROL

– Carta de Control.

– Análisis de causas especiales y comunes.

– Línea base mejorada comparada respecto de la línea base inicial.

5. EVALUACIÓN DE LA CONFORMIDAD

– Análisis de característica de calidad del proceso mejorado.

– Análisis de variabilidad de la característica de calidad del proceso mejorado.

– Análisis de valor agregado del proceso mejorado.

El trabajo realizado para obtener el “Indicador Homologado de Eficiencia Institucional EFIC: Porcentaje de procesos sustantivos mejorados” del Proceso Gestión Informática Forense, consistió con el análisis estadístico inicial  de los tiempos de duración del proceso hasta obtener un informe pericial, mediante el análisis de valor agregado del proceso (situación “AS IS”); durante este primer análisis,  se levantó el diagrama de flujo y el procedimiento; adicionalmente, se diagnosticaron y se determinaron las acciones de mejora de los tiempos del proceso.

La Sección de Informática Forense efectuó la mejora de su proceso con la implementación de las licencias del software especializado AXION, que ofrece un mejorado análisis de la evidencia.

Una vez obtenidos los nuevos tiempos del proceso tras haber implementado las acciones de mejora (situación TO BE), se procedió nuevamente a realizar el análisis estadístico del mismo.

En la siguiente tabla se puede observar la mejora del proceso alcanzada en sus tiempos:

Parámetros Análisis AS – IS

Estado Inicial

Análisis TO BE

Después de la mejora

Período de análisis: 01/01/2019 al 30/07/2019 01/07/2019 al 29/11/2019
Número de informes del período: 177 informes 238 informes
Promedio de tiempo por cada informe: 4.389 minutos

(73.15 horas laborables)

4.032 minutos

(67 horas laborables)

De esta manera, se observa que los datos en situación TO BE, es decir después de la mejora del proceso, presentan un incremento de 41 informes realizados por la Sección de Informática Forense y una reducción del tiempo por cada informe de 357 minutos, 5,95 horas laborables, determinando así, la mejora en el trabajo pericial.


 

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